Más de 200 Auditorías Únicas acompañadas
Una Auditoría Única se sobrevive con los hábitos que se instalan meses antes de que llegue el auditor.
Preparación para la Auditoría Única en organizaciones sin fines de lucro con fondos federales en Puerto Rico: documentación de tiempo y esfuerzo conforme a 2 CFR 200.430(i), SEFA, monitoreo de subrecipientes, costos indirectos y el plan correctivo de lo que salió el ciclo pasado.
Traiga la carta de gerencia del año pasado. Le decimos cuáles hallazgos se van a repetir.
Síntomas
Si alguna de estas frases se parece a la suya, esta es su página.
Son las frases que escuchamos en la primera llamada, más o menos en el orden en que llegan.
- 01
“Vamos a cruzar por primera vez el umbral que activa la Auditoría Única.”
El año en que se cruza el umbral es el año en que hay que arreglar la documentación, no el año siguiente.
- 02
“Nos salió un hallazgo en tiempo y esfuerzo y no sé cómo evitar que se repita.”
Un hallazgo repetido pesa más que el primero. Revisamos si el problema es el registro, el control interno que lo respalda, o la conciliación con nómina.
- 03
“La asignación de salarios entre subvenciones la hace una persona en un Excel.”
Ese es el hallazgo del año que viene. Es exactamente el problema para el que construimos FTE Tracker.
- 04
“El SEFA no cuadra con el mayor general.”
Casi siempre es un problema de cómo se registran los desembolsos por subvención durante el año, no de cómo se arma el SEFA en septiembre.
- 05
“Le pasamos fondos a otras organizaciones y no sé si eso está bien documentado.”
Si su organización es pass-through, el monitoreo de subrecipientes es suyo: evaluación de riesgo, acuerdos escritos y seguimiento de los hallazgos de ellos.
- 06
“Nos preguntaron por costos cuestionados y no tenemos con qué contestar.”
La respuesta a un costo cuestionado es documental. Si la evidencia no existe hoy, hay que decirlo y negociar el plan correctivo, no improvisar papeles.
- 07
“La propuesta de tasa de costos indirectos vence y seguimos con la tasa de minimis.”
Con la mezcla de subvenciones correcta, negociar una tasa recupera dinero real. Con otra mezcla, no vale el trabajo. Le decimos en cuál de las dos está.
Cada una de esas es un problema de documentación antes que un problema de contabilidad. Ese es el orden en que se arreglan.
El trabajo
Cómo se ven los primeros noventa días.
No es un marco conceptual. Es la secuencia real, en el calendario real, con la semana en que usted escucha las malas noticias marcada.
- 01
Semana 1 — Leemos el expediente antes de opinar
Los últimos dos informes de auditoría, incluido el Anejo de Hallazgos y Costos Cuestionados. Los acuerdos de subvención vigentes y sus condiciones. El catálogo de cuentas y cómo se le amarran las subvenciones. El registro de nómina y cómo se asignan hoy los salarios. Los acuerdos con subrecipientes, si los hay.
Al cierre de la semana uno usted recibe una página escrita: qué encontramos, qué es exposición real de auditoría y qué está bien. Si los libros no sobreviven una auditoría, se lo decimos en la semana uno y no en la carta de gerencia.
- 02
Semanas 2 a 4 — Primero los costos de personal
La nómina es la partida más grande del presupuesto de casi toda organización sin fines de lucro y la que más costos cuestionados produce. Establecemos cómo se registran las horas, cómo se amarran a subvenciones y actividades, y si el registro cumple los criterios de 2 CFR 200: incorporado a los registros oficiales de nómina, respaldado por un sistema de control interno, que refleje la actividad total por la que se le compensa al empleado y que cubra el trabajo federal y el no federal de forma integrada.
Donde se está cargando por estimado presupuestario, instalamos la revisión posterior que lo cuadra con la realidad. Ese es el paso que más se salta y el que más encuentra el auditor.
- 03
Semanas 4 a 8 — El resto del expediente
Monitoreo de subrecipientes: evaluación de riesgo, calendario de monitoreo y qué evidencia se guarda. SEFA: armado desde el mayor general de forma repetible, no reconstruido de memoria en las últimas dos semanas. Costos indirectos: si conviene negociar una tasa para su mezcla de subvenciones o si la tasa de minimis es de verdad la decisión correcta.
- 04
Semanas 8 a 12 — El ensayo
Armamos la muestra que pediría un auditor y probamos si usted la puede producir. Donde no puede, arreglamos el proceso y no la muestra. Después escribimos el plan de acción correctiva de cada hallazgo abierto, en el formato en que el auditor espera recibirlo.
- 05
Durante el trabajo de campo — Estamos en la sala
Atendemos las solicitudes del auditor, mantenemos la lista de pendientes al día y contestamos en los términos de su organización. Su equipo no tiene que traducir su propio trabajo.
La regla que no se dobla
Nosotros lo preparamos para la auditoría. La auditoría la hace una firma de CPA independiente.
No podemos ser las dos cosas, y a usted no le conviene una firma que se ofrezca a serlo.
Entregables
Entregables, no impresiones.
Siete cosas que quedan escritas, en sus sistemas y en sus procedimientos, cuando el trabajo termina.
- Evaluación escrita de preparación frente a la Guía Uniforme, referida a sus subvenciones y no a un modelo genérico.
- Política y procedimiento de documentación de gastos de personal alineado a 2 CFR 200.430(i), con los controles internos nombrados.
- Registro mensual de tiempo y esfuerzo conciliado con los registros oficiales de nómina.
- SEFA preparado desde el mayor general, con la conciliación que lo sostiene.
- Expediente de monitoreo de subrecipientes: evaluación de riesgo, acuerdos y seguimiento de hallazgos.
- Plan de acción correctiva escrito para cada hallazgo abierto, en el formato que el auditor espera.
- Una sola persona de contacto durante el trabajo de campo, que ya leyó su expediente.
Donde el software carga el peso
Las pruebas de preparación, corridas antes de que alguien las pida.
Certificaciones que faltan, asignaciones que no suman 100%, licencias sin base documental, periodos que nadie cerró. FTE Tracker corre esas pruebas de forma continua y exporta el paquete de auditoría en archivos que su auditor independiente abre sin necesidad de una llamada.
Implantarlo no es condición del compromiso. Si su sistema de nómina ya produce registros que cumplen los criterios de 2 CFR 200, se lo decimos y lo dejamos donde está.
Cómo se arma el paquete de auditoría
Preguntas
Lo que nos preguntan en la primera llamada.
El alcance y el honorario dependen de cuántas subvenciones administra, cuánto personal se carga a ellas y si arrastra hallazgos abiertos. Cotizamos después del diagnóstico de la semana uno, nunca antes.
¿Sustituyen a nuestro contable o a nuestro auditor?
Al auditor no. Auditar y preparar para la auditoría son funciones incompatibles: quien audita no puede haber preparado los registros, y una firma que se ofrezca a hacer las dos cosas debería preocuparle. Su firma de auditoría sigue siendo suya. Al contable, solo si usted quiere: trabajamos igual de bien al lado de un contable interno que asumiendo la función completa.
Ya tenemos un hallazgo. ¿Es tarde?
No. Un hallazgo con plan de acción correctiva escrito, con dueño y con fecha, es una organización que se está corrigiendo. Un hallazgo repetido tres años seguidos es otra cosa. La diferencia entre las dos se decide ahora, porque el auditor del año que viene va a probar contra lo que usted prometió este año.
¿Cuánto tiempo toma prepararnos?
Si la auditoría es en seis meses o más, hay tiempo de arreglar el registro de personal y llegar limpio. Si es en menos de 90 días, el trabajo cambia: se trata de documentar bien lo que sí existe, preparar el plan de acción correctiva y no sorprenderse en el trabajo de campo. Le decimos en cuál de los dos escenarios está antes de que nos contrate.
¿Tenemos que usar FTE Tracker?
No. Si su sistema actual produce evidencia defendible bajo los criterios de 2 CFR 200, lo dejamos donde está y trabajamos con él. Le proponemos FTE Tracker cuando la alternativa real es una hoja de cálculo compartida, y le explicamos por qué.
¿Trabajan en español o en inglés?
En los dos, todos los días. Su personal registra y se adiestra en español; los informes al auditor y a la agencia federal salen en inglés. Esa doble vía es la razón por la que su equipo no tiene que traducir su propia evidencia.
Traiga su calendario de auditoría a la sesión.
Media hora. Leemos los hallazgos, le decimos cuáles se van a repetir y le damos una secuencia aproximada para los próximos noventa días. Sin costo y sin presentación de ventas.
O llame a la oficina de Puerto Rico: +1 (787) 241-9147