Evaluar · implementar · sostener
Sistemas donde la evidencia se produce sola.
Si la documentación que le va a pedir el auditor hay que armarla a mano cada año, el problema no es la auditoría: es dónde vive la información el resto del año. Evaluamos, implementamos y sostenemos los sistemas que su organización usa todos los días, en español y en inglés.
Treinta minutos. Traiga el informe que más trabajo le cuesta producir.
Dónde empieza
Los tres desórdenes que vemos una y otra vez.
- 01
Los sistemas no se hablan.
La nómina está en un sitio, el registro de tiempo en otro, la contabilidad en un tercero, y alguien concilia los tres a mano una vez al mes — cuando le da el tiempo.
- 02
La información crítica vive en hojas de cálculo compartidas.
Sin control de cambios, sin bitácora, sin manera de saber quién editó qué. Un control interno que no deja rastro no es un control interno.
- 03
Se compró un sistema y nadie lo usa.
El programa casi nunca era el problema. El problema fue que nadie tradujo el proceso real de la organización a la configuración del sistema, ni adiestró al personal en su idioma.
Cómo trabajamos
Evaluar, implementar, sostener.
Tres etapas, y al final de la primera usted sabe si le conviene seguir con nosotros, seguir con otro, o no hacer nada.
- 01
Evaluación
Documentamos cómo fluye hoy la información desde que un empleado registra su tiempo hasta que un número entra al informe federal. Casi siempre el hallazgo es el mismo: hay dos o tres traspasos manuales donde se pierde la trazabilidad.
Al final de la evaluación usted sabe cuáles son, cuánto costaría cerrarlos, y si la respuesta honesta es que no cambie nada, esa también se la damos por escrito.
- 02
Implementación
Configuración, migración de datos, integración con nómina y contabilidad, y adiestramiento del personal en español. Manejamos el proyecto completo: cronograma, responsables y puntos de decisión.
Lo que falla en una implementación rara vez es el programa; es la coordinación. Esa carga la sacamos de encima de su equipo, no se la añadimos.
- 03
Apoyo continuo
Soporte, actualizaciones y ajustes cuando entra una subvención nueva, cambia un requisito de la agencia o entra personal nuevo que hay que adiestrar. Los sistemas de cumplimiento no se instalan y se olvidan.
El programa que construimos nosotros y seguimos operando.
FTE Tracker documenta tiempo y esfuerzo federal: horas registradas contra las subvenciones que las pagan, valorizadas con el historial de salario de cada empleado, certificadas y exportadas en la forma en que el auditor independiente las pide bajo 2 CFR 200.430(i). En producción continua en organizaciones sin fines de lucro con fondos federales de Puerto Rico desde 2018.
Esa es la diferencia entre una firma que instala programas y una firma que los construye. Cuando un registro no cuadra, no abrimos un ticket con un tercero.
Vea el producto completo
Qué implementamos
Inventario honesto.
Un sistema es nuestro. Los demás son programas de código abierto que configuramos, a los que migramos su información, en los que adiestramos a su personal y que mantenemos después — escogidos porque le sirven a la organización, no porque los revendamos.
- FTE Tracker
- tiempo y esfuerzo · nuestro
- Odoo
- contabilidad · facturación · inventario
- SuiteCRM
- donantes · participantes · aliados
- Infraestructura
- AWS · DigitalOcean · Rackspace
Infraestructura donde desplegamos, no alianzas comerciales. Le decimos en cuál debe estar su organización y por qué, y a veces la respuesta es la que ya está pagando.
Construir o comprar
Desarrollo a la medida, con el alcance dicho claro.
Construimos aplicaciones web cuando no existe algo comprable que resuelva el problema, y lo decimos al revés con la misma facilidad: si un programa ya hecho le sirve, se lo decimos y nos ahorramos los dos el proyecto. También manejamos correo corporativo, alojamiento y sitios web. No somos una agencia de mercadeo digital y no vendemos campañas.
Aplicaciones web a la medida cuando de verdad no hay nada comprable que sirva: captura de datos propia de una subvención, portales de informes, herramientas para participantes. Capas de informes sobre sistemas que usted ya opera. Sitios web institucionales, alojamiento y correo.
Todo aquello donde un sistema de código abierto bien configurado hace el trabajo. Construir sale más caro que configurar en todos los años después del primero, y el año después del primero es cuando ya no está la persona que lo mandó a hacer.
Por qué esto lo hace una firma de cumplimiento
Porque los informes salen de los sistemas. Un integrador que nunca ha contestado la pregunta de un auditor configura el campo «proyecto» como texto libre. Nosotros lo configuramos como la subvención con la que hay que conciliar la nómina, porque después somos los que tenemos que conciliarla. Esa es la diferencia entre un sistema que se usa y un sistema que se abandona.
Preguntas
Lo que nos preguntan antes de decidir.
¿Cuánto cuesta una implementación?
Se cotiza por alcance después de la evaluación, que es de precio fijo y corta. No cotizamos una implementación sin haber visto cómo fluye hoy su información: cualquier número antes de eso sería adivinanza.
¿Cuánto se tarda?
Una implementación de FTE Tracker en una organización de tamaño mediano toma de seis a diez semanas, incluyendo adiestramiento. Una implementación de contabilidad o de expedientes de servicios es más larga y depende de cuántos años de datos históricos haya que migrar.
¿Y si ya compramos un sistema que no usamos?
Es el escenario más común. Empezamos por averiguar si el problema es configuración, adiestramiento o que el programa de verdad no sirve para lo que se compró. Los tres se arreglan distinto, y solo uno requiere gastar dinero otra vez.
¿Nos van a obligar a cambiar todo?
No. La regla que seguimos es que se cambia lo que produce evidencia defectuosa. Si su sistema de contabilidad es viejo pero cuadra, se queda.
¿Adiestran al personal en español?
Sí, y grabamos las guías en video para que el personal nuevo aprenda sin volver a coordinar un adiestramiento. Cada organización que usa FTE Tracker tiene su propia biblioteca de videos en español.
¿Trabajan con el proveedor de tecnología que ya tenemos?
Sí. Por lo general nosotros somos los que entendemos qué exige la agencia federal y ellos los que entienden su infraestructura. Esa división funciona bien mientras alguien sea dueño de los requisitos de informes; si nadie lo es, lo somos nosotros.
Cumplimiento federal
El trabajo de auditoría que los sistemas tienen que alimentar: tiempo y esfuerzo, monitoreo de subrecipientes, el SEFA y la preparación antes del trabajo de campo.
02Función de finanzas
Contabilidad de fondos, nómina, asignación de subvenciones y cierre mensual, operados como su departamento de finanzas y con fechas comprometidas.
Empiece por el traspaso manual que más le duele.
Cuéntenos qué información se copia hoy de un sistema a otro a mano, qué informe se tarda más y quién se le va de la organización el año que viene. Eso, casi siempre, es donde está el riesgo y donde está el ahorro.
O llame a la oficina de Puerto Rico: +1 (787) 241-9147