FTE Trackerde Pecunia Group En producción continua desde 2018
FTE Tracker es el sistema de tiempo y esfuerzo que construimos para las organizaciones que atendemos y que seguimos operando hoy. Documenta los gastos de personal al estándar que de verdad aplica 2 CFR 200.430(i), y corre en español e inglés, porque el personal que registra las horas es el que decide si esto funciona o no.
Todas las pantallas de esta página son capturas reales de FTE Tracker corriendo contra una organización de demostración que mantenemos justamente para esto. En este sitio no aparecen datos de ninguna organización cliente.
El requisito
2 CFR 200.430(i) no le pide una hoja de cálculo. Le pide un sistema de control interno, y luego enumera lo que tienen que cumplir los expedientes que ese sistema produce.
La OMB dejó de exigir el Personnel Activity Report y pasó a exigir que cada organización construya sus propios controles. Eso se lee como flexibilidad. En la práctica eliminó el refugio seguro: ya no hay un formulario que usted pueda levantar para decir que lo llenó bien.
Los estimados presupuestarios siguen permitidos para cargar de forma interina. Lo que no está permitido es dejarlos ahí. Los estimados tienen que producir aproximaciones razonables, los cambios significativos en el trabajo de una persona hay que identificarlos y ajustarlos, y tiene que haber una revisión posterior que cuadre los cargos. Esa revisión es el paso que casi todas las organizaciones se saltan, y es el paso por el que preguntan los auditores.
Si una agencia federal determina que sus expedientes no cumplen con los criterios, puede exigirle informes de actividad del empleado para validar lo que usted ya sometió — retroactivamente, sobre un periodo que ya gastó y que ya le informó a un otorgante.
El recorrido completo por los criterios de documentaciónLo que hace
Capturadas de la plataforma corriendo contra una organización de demostración. Los nombres, los fondos y las cifras de estas pantallas son sintéticos.
01
El empleado escoge el día, marca cuánto trabajó y selecciona el fondo y la actividad clave a la que corresponde. El formulario le muestra primero los fondos y las actividades que tiene asignados, así que el caso corriente son tres toques. Vacaciones, días feriados y enfermedad se registran igual, y por eso el expediente refleja la actividad total por la que se le compensa.
02
Rango de fechas, empleado, departamento y fondo, con las licencias desglosadas en vez de contadas dos veces. Finanzas contesta «cuánto del tiempo de esta persona le corresponde a esta subvención en este trimestre» sin rehacerlo desde el registro de nómina, e imprime la vista con la que lo contestó.
03
Filtre por periodo, departamento, fondo o por las personas que nombra la solicitud, y exporte un PDF por empleado en un solo archivo comprimido, con líneas de firma si su política las exige. Del mismo filtro salen el CSV y la vista de impresión. Es la diferencia entre contestar en dos horas y contestar en dos semanas.
04
Cada subvención carga su otorgante, su número de adjudicación, su periodo y su cuantía, y la utilización se lee de las horas registradas y del inventario financiado. Las horas se convierten a dólares al sueldo vigente el día en que se trabajaron, de modo que un aumento a mitad de periodo no reformula en silencio un año de cargos. El porcentaje transcurrido va al lado del porcentaje usado, que es la comparación que hace primero un oficial de programa.
05
Los activos de financiamiento compartido son un hallazgo corriente y también un error de hoja de cálculo corriente. Cada activo carga sus participaciones de financiamiento, su fecha de adquisición, su costo y su valor en libros, con depreciación lineal registrada por fuente y un CSV de inventario físico para el conteo que alguien tiene que hacer con tablilla en mano.
Preparación de auditoría
Escoja el año fiscal y el sistema corre las verificaciones que correría un auditor, y luego empaqueta la evidencia que las sostiene.
01
Fondos con horas pero sin expediente de subvención. Subvenciones sin cuantía o sin periodo. Periodos vencidos que siguen abiertos para cargar. Personal cuyas metas por fondo no suman 100%. Entradas que llevan más de 24 horas corriendo. Horas de licencia que ninguna subvención podía absorber.
02
Por fondo: cuantía adjudicada, costo laboral valorado con el historial salarial, inventario financiado, depreciación del año y la utilización que resulta. No un resumen de los números, sino las exportaciones con las que se armaron.
03
Costo laboral, inventario y depreciación salen juntos en un solo archivo comprimido contra el año fiscal que usted escoja. Está hecho para entregarse, abrirse y leerse sin una llamada de por medio.
Nosotros lo preparamos para la auditoría; una firma de CPA independiente la realiza. No podemos ser las dos cosas, y a usted no le conviene una firma que se ofrezca a serlo.
Para quién es
Para quién es
Si ninguna de las líneas de al lado lo describe, la respuesta honesta es que su registro de nómina ya es la evidencia.
Cuándo le decimos que no
Si todo su personal se carga cien por ciento a una sola subvención y nunca se mueve, usted no necesita esto y se lo decimos en la llamada. FTE Tracker tampoco es un reloj ponchador para turnos y asistencia. Es un sistema de documentación para la distribución de fondos.
Cómo es empezar
Tres etapas y un hábito. La configuración la hacemos con usted; no le entregamos un sistema vacío.
Cargamos su estructura real: fondos y subvenciones con sus periodos y cuantías, proyectos, departamentos, actividades clave, empleados y sus metas de financiamiento. Aquí se decide si el sistema le va a servir, porque la estructura tiene que coincidir con la que ya usa su contabilidad.
Adiestramos al personal en registro, correcciones, licencias y días especiales, y cambio de contraseña, con videos cortos en español e inglés que le quedan a su organización para quien entre después. Al personal fiscal lo adiestramos aparte, del lado de la revisión.
Usted corre el expediente nuevo junto a lo que hace hoy. Esta es la parte que las organizaciones quieren saltarse y no deben: es así como se entera de que un departamento lleva meses cargando tiempo a una subvención cerrada, antes de que se entere un auditor.
Registrar el día le toma a un empleado un par de minutos. El costo recurrente es la revisión de finanzas, que es justamente el control interno que pide el reglamento y la razón por la que vale la pena tener el sistema. El apoyo del producto va por tracker@pecuniagroup.com, y las organizaciones que ya lo usan entran por ftetracker.pecuniagroup.com.
Estos proyectos no fallan por el programa. Fallan porque alguien registra un mes de trabajo de una sentada, y las horas anotadas semanas después son exactamente las que cuestiona un auditor. La vista de comportamiento de registro le pone número: demora típica, proporción registrada el mismo día, y un punto por entrada, de manera que una puesta al día se ve como una línea inclinada. Quince personas que registran tarde de forma crónica son un problema de adiestramiento que usted resuelve en una semana.
Preguntas
No. El requisito es federal: 2 CFR Parte 200 aplica a cualquier entidad estadounidense que gaste fondos federales. Nuestros despliegues en producción están en organizaciones sin fines de lucro de Puerto Rico con fondos federales, y tanto la plataforma como el adiestramiento corren en español e inglés.
Sí, y el adiestramiento también. El personal cambia el idioma de la interfaz por su cuenta y los informes y exportaciones lo siguen. Esto pesa más de lo que parece: estos sistemas no fallan por el programa, fallan porque el personal no registra, y la gente registra más rápido en el idioma en que piensa.
No, lo alimenta. FTE Tracker documenta cómo se reparten las horas entre fondos y actividades y las valora con el historial salarial. Ese reparto es lo que debe dirigir cómo la nómina carga esas horas a sus subvenciones.
El sistema produce expedientes que cumplen con los criterios de documentación de 2 CFR 200.430(i). Lo que ningún programa puede aportar es la política escrita de su organización y la revisión posterior que ajusta los cargos interinos. Le ayudamos a construir ambas. Sin ellas no pasa ninguna herramienta.
Usted los exporta, y puede hacerlo por su cuenta antes de que la conversación siquiera surja. Los registros de tiempo salen en CSV o en un PDF por empleado; el paquete de auditoría sale comprimido por año fiscal; el inventario sale en un CSV de conteo físico. Son evidencia de auditoría con periodo de retención, y dejar a un suplidor nunca debe destruirla.
No. FTE Tracker se vende por su cuenta, y hay organizaciones que empiezan aquí y nunca contratan nada más.
Sí. La demostración es un recorrido en vivo por la plataforma corriendo, con su propia estructura de subvenciones como ejemplo. No es una presentación de láminas ni una pantalla de acceso sin credenciales detrás.
Treinta minutos sobre la plataforma en vivo, con sus propios fondos y su propia gente de salario repartido como ejemplo. Traiga la última carta de gerencia si la tiene: la versión más rápida de esta conversación empieza por un hallazgo que alguien ya escribió.
Las preguntas de producto van a tracker@pecuniagroup.com.
O llame a la oficina de Puerto Rico: +1 (787) 241-9147