25 años de práctica en finanzas sin fines de lucro
Su departamento de finanzas, listo para auditoría todos los días del año.
Contabilidad de fondos, nómina con asignación por subvención, cierre mensual en fecha comprometida y apoyo de CFO, para organizaciones que le rinden cuentas a una agencia federal, a una junta y a sus donantes en la misma semana.
Díganos cuántas fuentes de fondos administra y cuán tarde salió el último cierre. Esa es toda la entrevista inicial.
Síntomas
Cómo suena una función de finanzas que se está quedando corta.
Ninguna de estas frases es, por sí sola, una falla contable. Juntas describen una función que no puede contestar una pregunta en la semana en que se hace.
- 01
“El cierre de enero se termina el 20 de febrero.”
La junta se reúne con números de hace seis semanas y decide con ellos.
- 02
“La asignación de nómina entre subvenciones la hace una sola persona.”
Cuando esa persona renuncia, se va con el método completo.
- 03
“Nadie sabe cuánto queda realmente en cada subvención.”
El presupuesto vive en un Excel y el mayor general dice otra cosa.
- 04
“La propuesta de tasa de costos indirectos se prepara a la carrera.”
Se deja dinero sobre la mesa por no tener la base de costos ordenada a tiempo.
- 05
“El auditor pide una conciliación y hay que armarla desde cero.”
Cada año, el mismo mes, la misma carrera.
- 06
“Nuestra contable es buena, pero necesitamos a alguien que también le hable a la junta.”
Registrar bien y explicar bien son dos trabajos distintos, y casi nunca caben en una sola persona.
Qué asumimos
La función completa, o la pieza que le falta.
El alcance se define después de la conversación de entrada y se cotiza como retención mensual fija, según volumen, cantidad de subvenciones activas y si procesamos nómina. Usted necesita saber cuánto cuesta el mes que viene, no cuántas horas se facturaron.
- 01
Transición — de 30 a 60 días, con un cierre corrido en paralelo
Acceso a sistemas, revisión del catálogo de cuentas contra la forma en que sus agencias exigen que usted reporte, y reestructuración de fondos donde el catálogo no aguanta las subvenciones. Corremos un mes en paralelo con quien cierra hoy antes de recibir las llaves.
Si usted está en medio del trabajo de campo del auditor, esperamos a que termine. Cambiar de manos a mitad de campo es un riesgo que nadie le está pagando por asumir.
- 02
Contabilidad de fondos y cierre mensual en fecha comprometida
Mayor general estructurado por subvención, programa y fuente de fondos, de manera que el SEFA salga de los libros y no de una hoja aparte. Conciliaciones bancarias mensuales, expediente de soporte por transacción, y un paquete de junta que una persona no financiera pueda leer sin traductor.
- 03
Nómina y asignación de costos de personal
Procesamos la nómina y asignamos esos salarios a subvenciones y actividades. Después conciliamos esa asignación con la documentación de tiempo y esfuerzo que exige 2 CFR 200.430(i). Son dos registros que tienen que decir lo mismo, y casi todo hallazgo que vemos empieza el mes en que alguien dejó de verificar que lo dijeran.
- 04
Apoyo de CFO, en la sala donde se decide
Presupuesto anual y por subvención, proyección de flujo de efectivo montada sobre fondos federales que se cobran por reembolso, preparación de la propuesta de tasa de costos indirectos, y un segundo par de ojos sobre los números antes de que los vea la junta o el comité de finanzas.
- 05
Ciclo de auditoría — armamos el expediente y contestamos
Lista de solicitudes del auditor, armado de archivos y respuesta durante el trabajo de campo. Como el registro se mantuvo todo el año, la auditoría deja de ser una temporada y pasa a ser una semana.
Lo que de verdad cambia
El mes cierra en la fecha que le dimos, incluidos los meses difíciles.
Entregables
Cuando el trabajo sale bien, esto es lo que queda instalado.
Documentos escritos y rutinas corriendo, no una relación que usted no pueda documentar.
- Calendario de cierre con fechas comprometidas y un responsable con nombre en cada línea.
- Catálogo de cuentas alineado a la estructura real de sus subvenciones.
- Conciliación mensual documentada entre nómina, tiempo y esfuerzo, y mayor general.
- Paquete mensual para la junta, en español o en inglés, listo para circular sin retoques.
- Presupuesto y seguimiento de presupuesto contra ejecución por subvención, no solo en total.
- Manual de procedimientos escrito, para que la función no dependa de la memoria de nadie, incluidos nosotros.
- Una función de finanzas ya lista en documentación el día que aparezca una Auditoría Única en el calendario.
Donde se encuentran los dos registros
El costo de personal se calcula con el salario del día en que se hizo el trabajo.
Las horas se convierten en dólares usando el salario vigente en la fecha del trabajo, aumentos a mitad de periodo incluidos. La utilización de cada subvención es una lectura de los mismos números que ya carga su mayor general, y eso es lo que hace la asignación defendible y no simplemente razonable.
Qué reporta el módulo de subvenciones
De frente
Dos cosas que le vamos a decir sin adornos.
Las dos son razones para contratarnos por menos de lo que usted vino a comprar.
01
Si su contable está haciendo bien este trabajo, se lo decimos.
Reducimos el alcance a las partes que no están funcionando en vez de sustituir una función que no está rota. Supervisar y dar estructura a un buen contable interno es un compromiso real, y cuesta menos.
02
Si en el fondo es un problema de documentación, se lo decimos también.
Entregarnos el cierre mensual no cierra por sí solo un hallazgo de tiempo y esfuerzo. Ese trabajo es preparación para la auditoría y vive del lado de cumplimiento de la práctica.
Preguntas
Lo que se pregunta antes de entregar los libros.
¿Qué pasa con nuestro contable actual?
Hay tres arreglos que funcionan: su contable se queda en el registro diario y nosotros asumimos el cierre, la conciliación y el reporte; su contable se queda y nosotros lo supervisamos y le damos estructura; o asumimos la función completa. Lo que no hacemos es decidir por usted sobre una persona de su equipo. Eso lo decide su dirección ejecutiva, y se lo decimos así desde la primera conversación.
¿Nos hacen la auditoría?
No, y no podemos. Si preparamos sus libros, la independencia del auditor nos impide auditarlos, y esa regla existe con razón. Nosotros corremos la función y preparamos el registro; la opinión la emite una firma de CPA independiente que sigue siendo suya, y trabajamos al lado de ella.
¿En cuánto tiempo pueden empezar?
La transición típica toma de 30 a 60 días: acceso a sistemas, migración del catálogo de cuentas, un cierre en paralelo y luego el primer cierre nuestro. Empezar a mitad de año es común; solo hay que contar unas semanas adicionales para conciliar lo que ya se registró.
¿Con qué sistemas de contabilidad trabajan?
Con el que usted tenga, mientras sirva para el propósito. Si el sistema actual no distingue fondos ni subvenciones, se lo decimos de frente y le proponemos alternativas. Cambiar de sistema es una decisión aparte, en su propio calendario, y no la mezclamos con la decisión de contratarnos.
¿Manejan cuentas por cobrar?
Sí, cuando aplica: reembolsos federales pendientes, contratos de servicios y facturación a terceros pagadores. No hacemos gestión de cobro agresiva ni la subcontratamos.
Que el cierre deje de ser noticia.
Media hora. Díganos cuántas fuentes de fondos administra, cuán tarde salió el último cierre y quién asigna hoy la nómina entre subvenciones. Le decimos qué hace falta para que eso deje de ser un problema.
Sin costo y sin presentación de ventas. Si tiene a la mano la carta de gerencia del año pasado, mejor.
O llame a la oficina de Puerto Rico: +1 (787) 241-9147