Las organizaciones recipientes de fondos federales deben asegurarse del cumplimiento con la Guía Uniforme 2 CFR Parte 200, relacionada con las políticas y prácticas del gobierno federal. En este artículo hablamos sobre los estándares y criterios para la documentación de gastos de personal, también conocidos como “informes de tiempo y esfuerzo” (time and effort reporting), que se encuentran en las reglamentaciones de la Oficina de Administración y Presupuesto (OMB, por sus siglas en inglés).
En esencia, hay dos estándares fundamentales relacionados con la compensación de empleados remunerados con fondos federales. El primero es que la paga de los empleados que trabajan con fondos federales sea consistente con la remuneración de un trabajo similar en otras organizaciones o compañías regionales. El segundo es que la compensación del empleado tenga que ser para un propósito permisible dentro de las regulaciones y requisitos federales de dichos fondos.
En los últimos años, la OMB se ha enfocado en promover que las organizaciones recipientes de fondos federales se muevan hacia la creación de sus propios controles internos, en vez de requerir informes estándares o similares a los “Personnel Activity Reports” (PAR). Lo que sí enfatizan es que las organizaciones deben tener alguna manera o herramienta para reportar con certeza todos los gastos relacionados a la paga de empleados, y que ese informe contenga evidencia de la labor o servicio provisto. Una premisa que siempre enfatizamos es que la OMB establece esta serie de principios como guías, no necesariamente como reglamentaciones. No obstante, sí tienen varios criterios en cuanto a la documentación de estos informes:
- Deben cumplir con las políticas y prácticas internas de la organización.
- Deben estar respaldados por un sistema de control interno que ofrezca una seguridad razonable de que el tiempo facturado a las subvenciones se asigna adecuadamente, está permitido dentro de las reglamentaciones y es exacto con lo facturado.
- Deben incorporarse con los registros oficiales de nómina de la entidad.
- Deben reflejar razonablemente la actividad total por la cual el empleado es compensado.
- Deben abarcar tanto las actividades con asistencia federal como todas las demás actividades compensadas de forma integrada (se permite el uso de registros subsidiarios).
- Deben distribuir el salario de empleados remunerados por varios fondos federales (dos o más), o que dividen su tiempo entre actividades federales y no federales.
Es importante mencionar que los estimados de presupuesto aún se pueden utilizar para fines de contabilidad interina. Si una organización decide usar estos estimados para cobrar subvenciones federales, el sistema utilizado para esos estimados iniciales debe producir aproximaciones razonables. Todo cambio significativo en la actividad laboral de cada persona debe identificarse y ajustarse adecuadamente. Además, los controles internos deben incluir procesos para revisar los cargos posteriores a los hechos, basados en estimados presupuestarios. La meta de las organizaciones que utilizan estimados de presupuesto debería ser asegurarse de que los montos finales cargados a las subvenciones sean precisos, permitidos y asignados adecuadamente.
Por motivo de claridad fiscal, es de gran beneficio para las organizaciones que procesan la nómina y documentan el esfuerzo en conjunto que comiencen a utilizar procesos separados, especialmente si no todos los empleados trabajan en subvenciones. Estos criterios, enfocados en promover los controles internos, les dan más flexibilidad a las organizaciones para diseñar sistemas que se adapten a sus necesidades, siempre y cuando cumplan con los criterios subyacentes. Sin embargo, debemos notar que la falta de requisitos estándares puede ser una navaja de doble filo: puede hacer más difícil para las agencias federales determinar si los controles internos de las organizaciones están diseñados correctamente. En caso de que una agencia federal determine que los registros de una organización no cumplen con los criterios mencionados, esa agencia puede requerir informes de las actividades de los empleados que validen los registros provistos.
El cumplimiento de estos criterios no necesariamente requiere una revisión completa de procesos ni de sistemas de informes — es posible que muchas organizaciones ya tengan controles internos sobre la documentación de la compensación del personal. Del mismo modo, con el tiempo, las organizaciones deben revisar y determinar si sus sistemas de control interno existentes cumplen con los criterios. Cambios futuros podrían hacer necesario fortalecer los controles de informes de tiempo y esfuerzo, garantizando así el cumplimiento de los requisitos generales para su organización.