Organizaciones recipientes de fondos federales deben asegurarse del cumplimiento con la Guía Uniforme 2 CFR Parte 200, relacionadas con las políticas y prácticas del gobierno federal. En este artículo, hablaremos sobre los estándares y criterios para la Documentación de Gastos de Personal, también conocidos como «Informes de Tiempo y Esfuerzo» (Time and Effort Reporting), que se encuentran en las reglamentaciones de la Oficina de Administración y Presupuesto (OMB – por sus siglas en ingles).

En esencia hay dos estándares fundamentales relacionados a la compensación de empleados remunerados por fondos federales. El primero es que la paga para los empleados que ejercen trabajo con fondos federales sea consistente con la remuneración de un trabajo similar en otras organizaciones/compañías regionales. El segundo es que la compensación de empleado tiene que ser para un propósito permisible dentro de las regulaciones y requisitos federales de dichos fondos.

En los últimos años, la OMB se ha enfocado en promover que las organizaciones recipientes de fondos federales se muevan hacia la creación de propios controles internos en vez de requerir reportes estándares o similares a los reportes de personal “PAR” (Personnel Activity Reports;). Lo que si enfatizan es que las organizaciones deben tener alguna manera o herramienta para poder reportar con certeza todos los gastos a fondos en relación de paga de empleados y a la misma vez que este reporte contenga evidencia de la labor o servicio provisto. Una premisa que siempre enfatizamos es que la OMB pone esta serie de principios como guías y no necesariamente como reglamentaciones. No obstante, si tienen varios criterios en cuanto a la documentación de estos reportes:

• Los reportes deben cumplir con las políticas y practicas internas de la organización.
• Los reportes deben ser respaldados por un sistema de control interno que ofrezca una seguridad razonable de que el tiempo que se factura a las subvenciones es asignado adecuadamente, es permitido dentro de las reglamentaciones y es exacto con lo que se factura estos fondos.
• Los reportes deben ser incorporados con los registros oficiales de nomina de la entidad.
• Los reportes deben reflejar razonablemente la actividad total por la cual el empleado es compensado.
• Los reportes deben abarcar tanto las actividades con asistencia federal de la misma manera que todas las demás actividades compensadas de forma integrada (se permite el uso de registros subsidiarios).
• Los reportes deben distribuir el salario de empleados que son remunerados de varios fondos federales (dos o más) o si divide el tiempo entre la actividades federales y no federales.

Es importante decir que los estimados de presupuestos aún se pueden utilizadar para fines de contabilidad interina. Si una organización decide utilizar estos estimados presupuestarios para cobrar subvenciones federales, el sistema utilizado para realizar esos estimados iniciales debe producir aproximaciones razonables. Todo cambio significativo en la actividad laboral de cada persona debe identificarse y ajustarse adecuadamente. En adición los controles internos deben incluir procesos para revisar los cargos posteriores a los hechos basados ​​en estimados presupuestarios. La meta de organizaciones que utilizan estimados de presupuestos debería ser de asegurarse que los montos finales que se cargan a las subvenciones sean precisos, permitidos y se asignan adecuadamente.

Por motivo de claridad fiscal, es de un gran beneficio para las organizaciones que procesan la nómina y documentan el esfuerzo en conjunto que comiencen a utilizar procesos separados, especialmente si no todos los empleados trabajan en subvenciones. Estos nuevos criterios enfocados en promover los controles internos les permiten mas flexibilidad a las organizaciones para poder diseñar sistemas que se adapten a sus necesidades, siempre y cuando cumplan con los criterios subyacentes. Sin embargo, debemos notar que la falta de requisitos estándares puede ser una navaja de doble filo. La falta de requisitos estándares puede hacer para las agencias federales que se le haga mas difícil el determinar si los controles internos de las organizaciones están diseñados correctamente. En el caso de que una agencia federal determine que los registros de una organización no cumplen con los criterios mencionados anteriormente, la agencia federal puede requerir informes de las actividades de los empleados que validen los registros provistos. El cumplimiento de estos criterios no necesariamente debe requerir una revisión completa de procesos ni de sistemas de informes. Es posible que muchas organizaciones ya tengan controles internos sobre la documentación de la compensación del personal. Del mismo modo, al pasar el tiempo, las organizaciones deben revisar y determinar si los sistemas de control interno existentes cumplen con los criterios. Cambios futuros podrán ocasionar que sea necesario fortalecer los controles para reportes de tiempo y esfuerzo en si garantizando el cumplimiento de los requisitos generales para su organización.